Мастер класс по организации совместной работы команд — Церковь "Великое поручение" в г.Уфа

3 июля в 11:00 общая молитва, в 12:00 — Богослужение в гостинице Тан (ул.Зорге 65)

8 (347) 216-22-55

Эффективная работа команд церкви

Цели мастер-класса:

  1. Донести мысль о важности эффективной работы церкви

  2. Заинтересовать людей пройти все трудности установки, настройки программ, формированию привычки работать в этих программах. 

Наша проблема — неэффективная работа церкви:

  • Без четко организации работы мероприятий мы будем по чуть-чуть терять на каждом шаге события людей: от момент оповещения, до момента проведения события и сбора обратной связи. В результате к нам могло бы прийти 100 человек, а буду приходить 30-50 из-за того что мы плохо организовали событие и люди просто не смогли дойти, так как не поняли что, где, когда и как будет происходить, что от них требуется, сколько длится и тп.

  • Мы не сможем расти и организовывать большие мероприятия, так как пропорционально, а часто в геометрической прогрессии растет количество ошибок, косяков.

  • Из-за отсутствия прямых контактов, коммуникация через человека может искажать информацию и приводить к недопонимания, ошибках и косякам в организации событий.

  • Из-за плохой организации у людей не возникает желание идти на мероприятия, так как они транслируют такой подход и ожидаю что и само мероприятие будет такого же качества.

  • Так как мы не можем заранее точно предсказать сколько будет людей, мы можем либо потратить лишние деньги на более большое помещение, количество столов и тп, либо наоборот придет больше людей и будут стоять, останутся недовольными и не придут на следующее событие.

Глобальный план налаживания эффективной работы церкви:

Команда:

  • slack (командное общение)

  • Trello (ведение проектов)

  • confluence (документация, чек-листы, инструкции, идеи)

  • клуб эклессия (выступления экспертов с опытом, помощь в выстраивании по кругу жизненного баланса на 8-10 балов по каждой сфере в соотвествии с Божьем писанием)

  • tilda и wordpress (одностраничные сайты для сбора заявок на события)

Прихожане:

  • сайт (календарь, новости, трансляции, фото-отчеты, записи, контакты команды, пожертвования и пр)

  • соц.сети (дубликация того что на сайте)

  • рассылки вк, email

  • информационная доска в холе церкви, печатные материалы

  • авто-воронки с обучением/ростом людей в церки от момента прихода в церковь к служению, приношению десятины (можно взять из книги Рика Уорена “Целеустремленная жизнь“)

Локальный план (первый шаг)

  • команда (slak и trello)

  • прихожане (сайт)

Пример нашей неэффективности, где и почему мы теряем людей:

Этап

 

Сейчас

 

Минусы

 
 

Цель

 

Плюсы

 

Пришла идея, обсуждение

с 2-3 друзьями

Можно легко “забраковать” хорошую идею или начать развивать нежизнеспособную идею из-за того что ее оценивают люди, которым это не особо интересно и которые не могут оценить реализацию с точки зрения затрат

 

Обсуждение с командой

Выявление минусов, сможем ли мы с учетом ограниченности наших ресурсов это организовать. Назначение ответственных и уверенность в том что событие будет организованно. Понять на пол пути что кончились ресурсы, люди подвели не лучшие моменты, которые способны отбить навсегда желание организовывать и участвовать в работе команды. Обсуждение с командой — это минимизации рисков потратить время, деньги и силы впустую.

Проверка спроса, выявление количества желающих

Еще 5-10 друзей, прихожан.

На таком количестве людей тяжело понять интересно это или нет большому количеству людей. Можно попасть в ловушку “любезности“ своих друзей, которые не захотят дать адекватную оценку проекту, сказать о минусах, возможных проблемах.

 

Опросы в соц.сетях, на сайте, рассылка.

На большом количестве людей, за минимальное время мы можем получить более точный результат — понять интересно планируемое людям событие или нет. Важно понять какому % людей оно интересно. Нет никакого смысла тратить кучу времени, денег, сил всей команды на то что будет интересно 3-5% людей в церкви. Это также минимизация риска потратить впустую наше время, силы, деньги.

Составление плана, подсчет необходимых ресурсов на организацию

В голове, хаотичные наброски на листочках

В таком формате тяжело отловить проблемные зоны, минусы, непродуманные моменты. Повышается количество косяков ведущих к тому что мы теряем людей на всех следующих этапах.

 

В confluence или trello

Каждый может посмотреть и увидеть, добавить то, что не учел другой участник команды. Таким образом мы минимизируем количество потенциальных ошибок, заранее находим варианты решения потенциальных проблем. Смета, даты проведения, количество необходимых ресурсов будет точнее. Сводим к минимуму риск того что придется потратить в 2-5 раз больше времени, денег, сил из-за плохого планирования.

Анонс события

Минимуму информации на общем собрании.

  • если человек пропустил общее собрание или зазевался и прослушал, сильно повышается вероятность что он не придет

  • из-за недостатка информации что будет на событии люди не могут понять стоит идти на событие или нет, зачем им это, в чем польза. Сейчас это привлекает только очень ревностных, энтузиастов.

 

Сайт, рассылка, соц.сети, чаты, собрание

Задействуем все возможные каналы, чтобы повысить охват аудитории. Все люди разные и предпочитают и усваивают информацию по разному. Чем больше каналов — тем больше людей узнает о событии, тем больше придет.

Напоминания о событии (за день, в день мероприятия)

Редко

У людей куча дел и если им не напомнить 2-3 раза, как минимум 30-50% просто забудут, даже если очень хотели попасть на событие.

     

Подогрев интереса, “закрытие на регистрацию”

Отсутствует

Это потеря как минимум половины людей. За один раз рассказать всю людям нереально и люди не способны все воспринять, осмыслить за один раз. Выдача информации, подогрев небольшими порциями пробуждает у людей интерес и поддерживает его, не дает слиться.

 

Запланированный подогрев с постепенным раскрытием информации что будет на событии.

Это позволяет людям точнее увидеть пользу, точнее спланировать свое время и принять решение идти или нет. Чем больше мы показываем выгод и чем чаще напоминаем на протяжении подготовки события, тем люди больше хотят попасть на него. Это повышает в разы показатель из тех кто хотел в тех кто зарегистрировался и пришел.

Проведение события

     

Сбор отзывов, обратной связи

практически отсутсвует

Из-за отсутствия сбора системной, регулярной обратной связи мы не можем адекватно себя оценить, понять на каких этапах у нас проблемы. А так как мы не видит проблем, то они переносят из события в событие и мы не растем.

 

Сбор через соц.сети, рассылку, лично

  • Это хорошо помогает приводить людей на следующие мероприятия, так как те кто не пришел, видят эмоции тех кто был и жалеют об опущенной возможности

  • мы четко пониманием где совершили ошибки. Корректируем нашу общую инструкцию подготовки события чтобы в следующих недопустить подобного. Таким образом с каждым новым событием у нас будет организация все лучше и лучше, а людей приходить больше и больше довольных.

Публикация фото-отчета, отзывов

отсутствует

Качественные фото очень мотивирует тех кто пропустил текущее событие больше не пропускать. “Упущенная возможность” людей мотивируют сильнее чем потенциальная выгода. Это повышает количество прихожан на следующие события.
Новые люди которые хотят прийти в церковь, видят что церковь “живая”, активная, что она не закрылась.

 

Соц.сети, сайт

Это помогает привлекать новых людей в церковь, так как люди видят что у нас много событий которые могут изменить жизнь человека к лучшему, помочь решить его проблемы.

Также люди любят выкладывать в соц.сетях фотки с событий и это может стать одни из источников привода друзей в церковь.

Плюсы эффективной работы команды церкви:

  • быстрое согласование

  • все участники команды знают когда, что происходит, кто ответственный за какой проект и могут быстро решить любой возникший вопрос, без долгих поисков контактов
  • на все ресурсы сайт, соц.сети, объявления в церкви можно выкладывать информацию и все прихожане будут всегда в курсе того что готовиться, те кто пропустил собрание не пропустят мероприятие.
  • минимизация количества ошибок, за счет того что десятки людей видят то что ты делаешь и замечают то, что ты не продумал. 

Почему стоит внедрить Trello:

  • Четкое понимание на каком этапе в каком проекте мы находимся

  • Минимизация рисков что-то забыть, упустить за счет командного анализа проектов

  • Ответственные лица, дедлайны. Не будет возможности спихнуть ответственность или растянуть проект по сроку, перед всеми братьями накосячить сильно некомфортно  

  • План в виде чек-листа, понимание какие ресурсы и сколько нам нужны. Минимизация рисков потратить больше денег и времени чем планировалось.

  • Четкое понимание что можем выложить в календарь событий на сайт и оповестить людей

  • Когда что-то не получается, видеть как другие проекты растут — это поддерживает и помогает преодолеть моменты неудач

  • возможность командой работать, редактировать один проект. Не нужно каждому у себя хранить кучу документов. Один документ на всех.

  • Возможность видеть все проекты и поучаствовать в работе с другом командой

Почему стоит перейти с whatsapp на slack:

 

Whatsapp

 

Slack

 

Данные контакты

Если человека нет в контактах на телефоне, то показывается только его номер, это неудобно при личной работе

Показывается имя и зона ответственности, принадлежность к команде. Понятно кому и с какими вопросами писать.

Удобство работы с чатами

Нельзя создать отдельную тему обсуждения и не захламлять общекомандный част темой которая важно не всем.

Можно создавать любое количество отдельных тем обсуждений

Возможность создать приватный командный чат, чтобы не отвлекать других.

Возможность форматировать текст (списки, нумерация, выделение жирным и тп)

Возможность в тексте сообщения сослаться на участника команды, а он получит уведомление.

Возможность быстро посмотреть все файлы которые скидывали в чат

Возможность сверху закрепить сообщение с важной новостью

Опросы

нет

да

Отвлечения

Сильно отвлекает от работы сообщениями из жизни.

В чате только контакты команды и все обсуждения только по служению.

Поиск контактов

Найти нужного человека среди контактов всего списка своего телефона крайне проблемно и долго

Так как в чате только участники команд и есть отдельный список, то найти нужного человека меньше 1 минуты.

     

Видео-уроки, ссылки на программы:
http://testchurch.ru/mens/

Контакты Алексея:

whatsapp

79373372650

скайп и телеграм

zaharenko_aleksey

вконтакте

vk.com/aleksey_zaharenko