Эффективная работа команд церкви
Цели мастер-класса:
-
Донести мысль о важности эффективной работы церкви
-
Заинтересовать людей пройти все трудности установки, настройки программ, формированию привычки работать в этих программах.
Наша проблема — неэффективная работа церкви:
-
Без четко организации работы мероприятий мы будем по чуть-чуть терять на каждом шаге события людей: от момент оповещения, до момента проведения события и сбора обратной связи. В результате к нам могло бы прийти 100 человек, а буду приходить 30-50 из-за того что мы плохо организовали событие и люди просто не смогли дойти, так как не поняли что, где, когда и как будет происходить, что от них требуется, сколько длится и тп.
-
Мы не сможем расти и организовывать большие мероприятия, так как пропорционально, а часто в геометрической прогрессии растет количество ошибок, косяков.
-
Из-за отсутствия прямых контактов, коммуникация через человека может искажать информацию и приводить к недопонимания, ошибках и косякам в организации событий.
-
Из-за плохой организации у людей не возникает желание идти на мероприятия, так как они транслируют такой подход и ожидаю что и само мероприятие будет такого же качества.
-
Так как мы не можем заранее точно предсказать сколько будет людей, мы можем либо потратить лишние деньги на более большое помещение, количество столов и тп, либо наоборот придет больше людей и будут стоять, останутся недовольными и не придут на следующее событие.
Глобальный план налаживания эффективной работы церкви:
Команда:
-
slack (командное общение)
-
Trello (ведение проектов)
-
confluence (документация, чек-листы, инструкции, идеи)
-
клуб эклессия (выступления экспертов с опытом, помощь в выстраивании по кругу жизненного баланса на 8-10 балов по каждой сфере в соотвествии с Божьем писанием)
-
tilda и wordpress (одностраничные сайты для сбора заявок на события)
Прихожане:
-
сайт (календарь, новости, трансляции, фото-отчеты, записи, контакты команды, пожертвования и пр)
-
соц.сети (дубликация того что на сайте)
-
рассылки вк, email
-
информационная доска в холе церкви, печатные материалы
-
авто-воронки с обучением/ростом людей в церки от момента прихода в церковь к служению, приношению десятины (можно взять из книги Рика Уорена “Целеустремленная жизнь“)
Локальный план (первый шаг)
-
команда (slak и trello)
-
прихожане (сайт)
Пример нашей неэффективности, где и почему мы теряем людей:
Этап |
Сейчас |
Минусы |
Цель |
Плюсы |
|
---|---|---|---|---|---|
Пришла идея, обсуждение |
с 2-3 друзьями |
Можно легко “забраковать” хорошую идею или начать развивать нежизнеспособную идею из-за того что ее оценивают люди, которым это не особо интересно и которые не могут оценить реализацию с точки зрения затрат |
Обсуждение с командой |
Выявление минусов, сможем ли мы с учетом ограниченности наших ресурсов это организовать. Назначение ответственных и уверенность в том что событие будет организованно. Понять на пол пути что кончились ресурсы, люди подвели не лучшие моменты, которые способны отбить навсегда желание организовывать и участвовать в работе команды. Обсуждение с командой — это минимизации рисков потратить время, деньги и силы впустую. |
|
Проверка спроса, выявление количества желающих |
Еще 5-10 друзей, прихожан. |
На таком количестве людей тяжело понять интересно это или нет большому количеству людей. Можно попасть в ловушку “любезности“ своих друзей, которые не захотят дать адекватную оценку проекту, сказать о минусах, возможных проблемах. |
Опросы в соц.сетях, на сайте, рассылка. |
На большом количестве людей, за минимальное время мы можем получить более точный результат — понять интересно планируемое людям событие или нет. Важно понять какому % людей оно интересно. Нет никакого смысла тратить кучу времени, денег, сил всей команды на то что будет интересно 3-5% людей в церкви. Это также минимизация риска потратить впустую наше время, силы, деньги. |
|
Составление плана, подсчет необходимых ресурсов на организацию |
В голове, хаотичные наброски на листочках |
В таком формате тяжело отловить проблемные зоны, минусы, непродуманные моменты. Повышается количество косяков ведущих к тому что мы теряем людей на всех следующих этапах. |
В confluence или trello |
Каждый может посмотреть и увидеть, добавить то, что не учел другой участник команды. Таким образом мы минимизируем количество потенциальных ошибок, заранее находим варианты решения потенциальных проблем. Смета, даты проведения, количество необходимых ресурсов будет точнее. Сводим к минимуму риск того что придется потратить в 2-5 раз больше времени, денег, сил из-за плохого планирования. |
|
Анонс события |
Минимуму информации на общем собрании. |
|
Сайт, рассылка, соц.сети, чаты, собрание |
Задействуем все возможные каналы, чтобы повысить охват аудитории. Все люди разные и предпочитают и усваивают информацию по разному. Чем больше каналов — тем больше людей узнает о событии, тем больше придет. |
|
Напоминания о событии (за день, в день мероприятия) |
Редко |
У людей куча дел и если им не напомнить 2-3 раза, как минимум 30-50% просто забудут, даже если очень хотели попасть на событие. |
|||
Подогрев интереса, “закрытие на регистрацию” |
Отсутствует |
Это потеря как минимум половины людей. За один раз рассказать всю людям нереально и люди не способны все воспринять, осмыслить за один раз. Выдача информации, подогрев небольшими порциями пробуждает у людей интерес и поддерживает его, не дает слиться. |
Запланированный подогрев с постепенным раскрытием информации что будет на событии. |
Это позволяет людям точнее увидеть пользу, точнее спланировать свое время и принять решение идти или нет. Чем больше мы показываем выгод и чем чаще напоминаем на протяжении подготовки события, тем люди больше хотят попасть на него. Это повышает в разы показатель из тех кто хотел в тех кто зарегистрировался и пришел. |
|
Проведение события |
— |
— |
|||
Сбор отзывов, обратной связи |
практически отсутсвует |
Из-за отсутствия сбора системной, регулярной обратной связи мы не можем адекватно себя оценить, понять на каких этапах у нас проблемы. А так как мы не видит проблем, то они переносят из события в событие и мы не растем. |
Сбор через соц.сети, рассылку, лично |
|
|
Публикация фото-отчета, отзывов |
отсутствует |
Качественные фото очень мотивирует тех кто пропустил текущее событие больше не пропускать. “Упущенная возможность” людей мотивируют сильнее чем потенциальная выгода. Это повышает количество прихожан на следующие события. |
Соц.сети, сайт |
Это помогает привлекать новых людей в церковь, так как люди видят что у нас много событий которые могут изменить жизнь человека к лучшему, помочь решить его проблемы. Также люди любят выкладывать в соц.сетях фотки с событий и это может стать одни из источников привода друзей в церковь. |
Плюсы эффективной работы команды церкви:
-
быстрое согласование
- все участники команды знают когда, что происходит, кто ответственный за какой проект и могут быстро решить любой возникший вопрос, без долгих поисков контактов
- на все ресурсы сайт, соц.сети, объявления в церкви можно выкладывать информацию и все прихожане будут всегда в курсе того что готовиться, те кто пропустил собрание не пропустят мероприятие.
- минимизация количества ошибок, за счет того что десятки людей видят то что ты делаешь и замечают то, что ты не продумал.
Почему стоит внедрить Trello:
-
Четкое понимание на каком этапе в каком проекте мы находимся
-
Минимизация рисков что-то забыть, упустить за счет командного анализа проектов
-
Ответственные лица, дедлайны. Не будет возможности спихнуть ответственность или растянуть проект по сроку, перед всеми братьями накосячить сильно некомфортно
-
План в виде чек-листа, понимание какие ресурсы и сколько нам нужны. Минимизация рисков потратить больше денег и времени чем планировалось.
-
Четкое понимание что можем выложить в календарь событий на сайт и оповестить людей
-
Когда что-то не получается, видеть как другие проекты растут — это поддерживает и помогает преодолеть моменты неудач
-
возможность командой работать, редактировать один проект. Не нужно каждому у себя хранить кучу документов. Один документ на всех.
-
Возможность видеть все проекты и поучаствовать в работе с другом командой
Почему стоит перейти с whatsapp на slack:
|
Slack |
|
---|---|---|
Данные контакты |
Если человека нет в контактах на телефоне, то показывается только его номер, это неудобно при личной работе |
Показывается имя и зона ответственности, принадлежность к команде. Понятно кому и с какими вопросами писать. |
Удобство работы с чатами |
Нельзя создать отдельную тему обсуждения и не захламлять общекомандный част темой которая важно не всем. |
Можно создавать любое количество отдельных тем обсуждений Возможность создать приватный командный чат, чтобы не отвлекать других. Возможность форматировать текст (списки, нумерация, выделение жирным и тп) Возможность в тексте сообщения сослаться на участника команды, а он получит уведомление. Возможность быстро посмотреть все файлы которые скидывали в чат Возможность сверху закрепить сообщение с важной новостью |
Опросы |
нет |
да |
Отвлечения |
Сильно отвлекает от работы сообщениями из жизни. |
В чате только контакты команды и все обсуждения только по служению. |
Поиск контактов |
Найти нужного человека среди контактов всего списка своего телефона крайне проблемно и долго |
Так как в чате только участники команд и есть отдельный список, то найти нужного человека меньше 1 минуты. |
Видео-уроки, ссылки на программы:
http://testchurch.ru/mens/
Контакты Алексея:
|
79373372650 |
скайп и телеграм |
zaharenko_aleksey |
вконтакте |